WooHub

Één centrale cockpit voor snellere, transparantere Woo-verzoeken

‍

Tijdens de Hackathon Open Overheid ‘Terminal WOO’ (31 oktober en 1 november 2025) veranderde de Fokker Terminal in Den Haag twee dagen lang in een makerspace voor één concrete vraag: hoe maken we het interne Woo-proces beter werkbaar voor ambtenaren? Tien teams bouwden in hoog tempo oplossingen die het zoeken, beoordelen en openbaar maken van informatie kunnen ondersteunen en versnellen. (Lees meer op: ecp.nl)

‍

Techletes werd geselecteerd om mee te doen en vormde een team met Oggel Codelabs (moderne, schaalbare webapps) en PAQT (front-end). In 1,5 dag ontwikkelden we een werkend prototype: WooHub, een centraal platform dat overzicht, taaksturing en transparantie samenbrengt in één omgeving.

‍

Terminal WOO is onderdeel van het programma Digitaal Doordacht, waarin onder andere het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) (met het programma Open Overheid) en ECP | Platform voor de Informatiesamenleving samenwerken aan een toekomstgerichte digitale overheid.

De uitdaging

De Wet open overheid is bedoeld om openheid te vergroten, maar in de praktijk kost de afhandeling vaak enorm veel tijd en coördinatie. In onze pitch namen we een hard gegeven als uitgangspunt: een Woo-verzoek duurt gemiddeld 188 dagen, terwijl dit 42 dagen zou moeten; slechts 17% wordt op tijd afgehandeld en in maar een kwart van de gevallen is er overleg met de verzoeker. Dat veroorzaakt frustratie bij burgers, verhoogt de werkdruk bij ambtenaren en tast het vertrouwen aan.

Tegelijkertijd zagen we dat het wél sneller kan. De aanpak van Amsterdam (best practices die de doorlooptijd hielpen halveren) is inspirerend, maar nog niet schaalbaar voor iedere organisatie. Precies daar wilden we tijdens de hackathon een antwoord op bouwen.

Onze oplossing: WooHub

WooHub is een centrale hub voor het beheren van Woo-verzoeken: één plek waar de case-manager het verzoek binnen ziet komen, taken uitzet, deadlines bewaakt en voortgang deelt met alle betrokkenen. In plaats van losse mails, Excel-lijsten en ad-hoc overdracht, werkt iedereen vanuit dezelfde “cockpit”.

De kern is simpel: de case-manager houdt de regie, maar het platform automatiseert waar het kan. Termijnen worden bewaakt, collega’s krijgen automatische reminders voor openstaande taken, aangeleverde documenten worden automatisch geanalyseerd, en verzoekers én stakeholders blijven continu op de hoogte.

‍

Demo: de reis van een Woo-verzoek

Stap 1 – Het verzoek komt binnen bij de case-manager

Een nieuw Woo-verzoek start in WooHub. De case-manager ziet direct wie de verzoeker is, wat er gevraagd wordt en wat de wettelijke deadline is. Vanuit hetzelfde scherm neemt hij contact op om de vraag achter de vraag scherp te krijgen, juist dat vroege gesprek helpt in de praktijk om sneller tot de kern te komen.

‍

Stap 2 – Documenten verzamelen, zonder gedoe

Vervolgens zet de case-manager taken uit naar collega’s. Zij ontvangen een duidelijke uitnodiging en uploaden de gevraagde documenten eenvoudig via het portaal. Zodra documenten binnenkomen, zet WooHub ze om naar machine-leesbare tekst, maakt samenvattingen en bouwt automatisch een inventarislijst op. Tegelijk ontstaat er een tijdlijn van de informatie uit de stukken, zodat sneller duidelijk wordt wat waar staat.

‍

Stap 3 – Overzicht en prioriteit in één cockpit

In het dashboard bewaakt de case-manager voortgang: wie heeft al geleverd, welke taken staan nog open, en waar ontstaat vertraging. Daarbij geeft AI automatisch een prioriteit aan documenten in de inventarislijst, zodat de meest relevante stukken als eerste beoordeeld kunnen worden, met als effect dat de belangrijkste informatie sneller richting publicatie of beantwoording kan.

‍

Stap 4 – Transparantie voor de verzoeker

Wat WooHub onderscheidt: diezelfde voortgang is óók zichtbaar voor de verzoeker. De burger of journalist ziet welke stappen gezet zijn en kan zelfs aangeven welke documenten het belangrijkst zijn om snel te ontvangen. Zo wordt de Woo geen black box, maar een gesprek tussen verzoeker en ambtenaar.

‍

Slimme documentverwerking met AI: van bulk naar betekenis

Een cruciaal onderdeel van WooHub, en een van de onderdelen waar we tijdens de hackathon het meeste verschil maakten, is de AI-gedreven documentverwerking. In een gemiddeld Woo-verzoek komen tientallen tot soms honderden documenten samen. Traditioneel betekent dit: lezen, zoeken, samenvatten, vergelijken en handmatig bepalen wat relevant is. Precies dát is waar WooHub het zware werk overneemt.

Zodra collega’s documenten uploaden in WooHub, worden deze automatisch verwerkt. De AI leest de bestanden uit en zet ze om naar gestructureerde, machine-leesbare informatie. Daarmee verandert een onoverzichtelijke documentstapel in een dataset waar analyses op mogelijk zijn; direct bruikbaar voor de case-manager.

Allereerst bouwt WooHub automatisch een tijdlijn van gebeurtenissen op. Per document worden belangrijke momenten herkend en chronologisch geplaatst, inclusief context: wat gebeurde er, wie was betrokken, waar speelde het zich af en wat is de kern van de gebeurtenis. Zo ontstaat in één oogopslag inzicht in hoe een dossier zich door de tijd heeft ontwikkeld, zonder dat elk document volledig gelezen hoeft te worden.

‍

Daarnaast krijgt elk document een relevantiescore ten opzichte van het ingediende Woo-verzoek. De AI vergelijkt de inhoud van documenten met de gestelde vragen en het onderwerp van het verzoek. Hierdoor ziet de case-manager meteen welke stukken waarschijnlijk het meest bijdragen aan de beantwoording en welke documenten minder prioriteit hebben. Dit helpt om focus aan te brengen in plaats van alles lineair af te werken.

‍

Op basis van dezelfde analyse genereert WooHub een besluitvormingsrapport. Dit rapport bundelt de belangrijkste inzichten uit alle documenten: welke informatie is doorslaggevend, waar zitten mogelijke gevoeligheden en hoe verhouden de stukken zich tot elkaar. Het rapport ondersteunt de ambtenaar bij het nemen van onderbouwde beslissingen over openbaarmaking, zonder dat de afweging volledig geautomatiseerd wordt.

‍

Tot slot koppelt WooHub de documenten automatisch aan de concrete vragen uit het Woo-verzoek. Per vraag laat het systeem zien welke documenten relevant zijn en welke passages informatie bevatten die bijdragen aan een antwoord. Dit maakt het beantwoorden van complexe, meerdelige verzoeken overzichtelijk en voorkomt dat informatie over het hoofd wordt gezien.

Samen zorgen deze AI-functionaliteiten ervoor dat documentverwerking verschuift van een tijdrovende, handmatige taak naar een intelligent ondersteund proces. De ambtenaar blijft in controle, maar wordt geholpen met structuur, context en prioriteit; precies wat nodig is om Woo-verzoeken sneller, zorgvuldiger en transparanter af te handelen.

‍

Het WooHub platform

WooHub is ontworpen als een basislaag die het proces structureel organiseert: taken en prioriteiten worden centraal beheerd, het traject wordt radicaal inzichtelijk gemaakt en de verzoeker wordt vanaf het begin actief betrokken. Dat is niet alleen fijner samenwerken; het kan ook veel werk schelen omdat je focus houdt op wat écht relevant is. In onze pitch koppelden we dat aan een potentiële besparing tot 80% door slim te prioriteren in samenspraak.

Daarnaast is WooHub modulair opgezet. Dat betekent dat andere slimme tools (zoals de oplossingen die tijdens de hackathon gebouwd worden) kunnen “inprikken” op één centrale hub, terwijl WooHub het overzicht bewaakt en automatisering stapsgewijs uitbreidt.

Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Bij Techletes helpen we organisaties om grip te krijgen op complexe data- en informatievraagstukken. Of het nu gaat om transparantie, documentverwerking, AI-ondersteunde besluitvorming of het bouwen van een schaalbaar platform: wij vertalen technologische mogelijkheden naar praktische oplossingen die écht werken.

Nieuwsgierig hoe zo’n aanpak er voor jouw uitdaging uit kan zien?

Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee.

‍