Privacy Policy

1. Inleiding

TECHLETES B.V. (hierna: "TECHLETES", "wij", "ons" of "onze") respecteert uw privacy en hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan, delen en beschermen in het kader van onze websites, bedrijfsactiviteiten en dienstverlening. Ook informeren wij u over uw rechten en hoe u deze kunt uitoefenen.

TECHLETES biedt diensten op het gebied van consultancy, softwareontwikkeling, data-analyse, kunstmatige intelligentie (AI), automatisering, hosting en applicatiebeheer.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke Europese en Nederlandse wetgeving, waaronder:

• De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), Verordening (EU) 2016/679;
• De Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG);
• De Telecommunicatiewet, voor zover van toepassing op cookies en elektronische communicatie;
• Overige toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van privacy, arbeidsrecht, belastingen en informatiebeveiliging.

Deze privacyverklaring is van toepassing op verwerkingen waarvoor TECHLETES zelf verantwoordelijk is, waaronder onze websites, zakelijke communicatie, relaties met klanten en leveranciers, werving en selectie en personeelsadministratie.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens een opdrachtgever, gelden andere verantwoordelijkheden. Deze worden toegelicht in hoofdstuk 5.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Voor de verwerkingen waarbij TECHLETES zelf het doel en de essentiële middelen bepaalt, is de verwerkingsverantwoordelijke:

TECHLETES B.V.

Polarisavenue 175
2132 JJ Hoofddorp
Nederland

KvK-nummer: 99772140
Website: https://www.techletes.ai
Contact voor privacyzaken: privacy@techletes.ai

TECHLETES heeft een interne Privacy Officer aangewezen die verantwoordelijk is voor het coördineren van de naleving van privacywetgeving, het behandelen van privacygerelateerde verzoeken en het toezicht op de bescherming van persoonsgegevens.

U kunt onze Privacy Officer bereiken via het bovenstaande e-mailadres.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, is afhankelijk van uw relatie met TECHLETES en de diensten of activiteiten waarbij u betrokken bent.

3.1 Bezoekers van onze websites

Wanneer u onze websites bezoekt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• IP-adres en technische verbindingsgegevens;
• Browsertype, besturingssysteem en apparaatgegevens;
• Bezochte pagina's en interacties met de website;
• Cookievoorkeuren en toestemmingsinstellingen;
• Gegevens over prestaties, beveiliging en technische werking van de website;
• Informatie die u zelf verstrekt via contactformulieren of andere functies op de website.

Niet alle gegevens worden bij iedere bezoeker verzameld. Wij maken waar mogelijk gebruik van privacyvriendelijke analysetechnologieën en beperken de verzameling van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is.

Meer informatie over cookies, websiteanalyse en toestemmingsbeheer vindt u in hoofdstuk 8.

3.2 Klanten, potentiële klanten en zakelijke contacten

Wanneer u contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt, met ons samenwerkt of op andere wijze een zakelijke relatie met TECHLETES heeft, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam en zakelijke contactgegevens;
• Werkgever, organisatie, afdeling en functie;
• Zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
• Professionele profielen, zoals LinkedIn;
• Correspondentie, gespreksverslagen en gemaakte afspraken;
• Zakelijke interesses, aanvragen en offertes;
• Contracten, projectinformatie en bijbehorende documentatie;
• Factuur- en betalingsgegevens, voor zover relevant;
• Overige informatie die noodzakelijk is voor het onderhouden en beheren van de zakelijke relatie.

3.3 Medewerkers, sollicitanten en opdrachtnemers

Wanneer u bij TECHLETES solliciteert, werkzaam bent of als externe opdrachtnemer diensten aan ons levert, kunnen wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor werving en selectie, de arbeidsrelatie of de administratie van opdrachtnemers.

Afhankelijk van de omstandigheden kan het onder meer gaan om identificatie- en contactgegevens, cv's, diploma's, kwalificaties, arbeidsverleden, contracten, salaris- en bankgegevens, wettelijk vereiste identiteitsgegevens, werktijden, verlofregistraties, toegangsgegevens en informatie over het functioneren.

Waar noodzakelijk en wettelijk toegestaan, kunnen wij beperkte informatie verwerken over verzuim, arbeidsomstandigheden of andere wettelijk gereguleerde personeelsaangelegenheden.

Medische gegevens worden met bijzondere zorg behandeld. TECHLETES verzamelt of bewaart niet standaard medische diagnoses of uitgebreide medische dossiers in haar algemene HR-systemen. Medische beoordelingen worden, waar vereist, uitgevoerd door bevoegde arboprofessionals.

3.4 Gebruikers van applicaties en diensten

Voor applicaties en diensten waarbij TECHLETES zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Account- en authenticatiegegevens;
• Naam, e-mailadres en organisatie;
• Gebruikersvoorkeuren en instellingen;
• Gegevens over het gebruik van applicaties en activiteitenlogboeken;
• Technische identificatoren en beveiligingsgebeurtenissen;
• Informatie die via de applicatie wordt ingevoerd of aangeleverd;
• Supportverzoeken en bijbehorende correspondentie.

Wanneer TECHLETES uitsluitend optreedt als verwerker namens een opdrachtgever, zijn de privacyverklaring van de betreffende opdrachtgever en de toepasselijke verwerkersovereenkomst leidend.

3.5 Communicatie en vergaderingen

Wanneer u met TECHLETES communiceert, kunnen wij de inhoud van e-mails, berichten, documenten en gespreksverslagen verwerken.

Wanneer vergaderingen of gesprekken worden opgenomen of getranscribeerd, informeren wij de deelnemers daar op passende wijze over en zorgen wij voor een geldige rechtsgrond voor de verwerking.

Afhankelijk van de omstandigheden kan het hierbij gaan om audio-opnamen, transcripties en met AI gegenereerde samenvattingen van vergaderingen.

Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor gerechtvaardigde en vooraf bepaalde doeleinden, zoals het vastleggen van besluiten, opvolgen van afspraken of uitvoeren van onze dienstverlening.

4. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens uit verschillende bronnen.

Rechtstreeks van u

Bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt, een formulier invult, solliciteert, een evenement bezoekt, een overeenkomst aangaat of een van onze diensten gebruikt.

Via uw organisatie

Uw werkgever, collega's of andere vertegenwoordigers kunnen uw contactgegevens en relevante informatie aan ons verstrekken in het kader van een zakelijke relatie of project.

Via openbaar toegankelijke professionele bronnen

Wij kunnen relevante zakelijke contactgegevens verkrijgen via bedrijfswebsites, openbare handelsregisters, professionele netwerkplatforms zoals LinkedIn en andere publiek toegankelijke zakelijke bronnen.

Via doorverwijzingen en zakelijke relaties

Bestaande klanten, partners en andere professionele contacten kunnen personen bij TECHLETES introduceren of aanbevelen.

Via dienstverleners

Waar passend en wettelijk toegestaan, kunnen wij gegevens ontvangen van recruitmentplatforms, zakelijke informatiediensten of andere bevoegde derden.

Automatisch

Bepaalde technische gegevens worden automatisch gegenereerd wanneer u onze websites, applicaties of diensten gebruikt.

Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van u verkrijgen, verstrekken wij de informatie die op grond van artikel 14 AVG vereist is binnen de toepasselijke wettelijke termijn, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

Wij nemen redelijke maatregelen om te waarborgen dat persoonsgegevens die wij van derden verkrijgen relevant en juist zijn en op rechtmatige wijze worden verkregen en gebruikt.

5. Onze rol als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

De AVG maakt onderscheid tussen een verwerkingsverantwoordelijke en een verwerker. Afhankelijk van de activiteit kan TECHLETES beide rollen vervullen.

5.1 TECHLETES als verwerkingsverantwoordelijke

TECHLETES treedt doorgaans op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij zelf bepalen waarom en op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt.

Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• Het beheren van onze bedrijfswebsites;
• Het onderhouden van klant-, leveranciers- en partnerrelaties;
• Het beheren van ons CRM-systeem en onze commerciële administratie;
• Werving, selectie en personeelsadministratie;
• Het nakomen van financiële en wettelijke verplichtingen;
• Het beveiligen van onze eigen systemen en infrastructuur;
• Het uitvoeren van interne bedrijfsactiviteiten.

Voor deze activiteiten bepaalt TECHLETES de doeleinden, rechtsgronden en bewaartermijnen.

5.2 TECHLETES als verwerker

Bij het leveren van diensten aan opdrachtgevers kan TECHLETES persoonsgegevens namens hen verwerken.

Dit kan onder meer het geval zijn wanneer wij:

• Softwareapplicaties ontwikkelen, implementeren of onderhouden;
• Applicaties en databases van opdrachtgevers hosten of beheren;
• Data-analyses, migraties of systeemintegraties uitvoeren;
• AI-toepassingen ontwikkelen of beheren;
• Documenten, communicatie of andere informatie verwerken via geautomatiseerde processen;
• Technische ondersteuning, onderhoud of beveiligingsdiensten leveren.

In deze situaties is de opdrachtgever doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt deze de doeleinden en rechtsgrond van de verwerking.

TECHLETES verwerkt dergelijke persoonsgegevens volgens de gedocumenteerde instructies van de opdrachtgever, de toepasselijke overeenkomst, eventuele verwerkersovereenkomst en geldende wetgeving.

Onze verwerkersovereenkomsten bevatten afspraken over onder meer geheimhouding, beveiliging, subverwerkers, internationale doorgifte, ondersteuning bij verzoeken van betrokkenen, datalekken en het retourneren of verwijderen van gegevens.

Afhankelijk van de afspraken met de opdrachtgever kunnen aanvullende beperkingen gelden, waaronder de verplichting om persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.

Wanneer TECHLETES optreedt als verwerker, dienen vragen of verzoeken over de doeleinden van de verwerking in beginsel aan de betreffende opdrachtgever te worden gericht. Waar vereist ondersteunen wij de opdrachtgever bij de afhandeling daarvan.

Deze privacyverklaring vervangt geen specifieke privacyverklaringen van opdrachtgevers of afzonderlijke verwerkersovereenkomsten.

6. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat op grond van artikel 6 AVG.

Hieronder beschrijven wij de belangrijkste doeleinden en bijbehorende rechtsgronden.

6.1 Vragen, offertes en overeenkomsten

Wij verwerken persoonsgegevens om vragen te beantwoorden, offertes op te stellen en overeenkomsten voor te bereiden.

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang of het nemen van precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene, wanneer artikel 6 lid 1 sub b AVG van toepassing is.

6.2 Dienstverlening en klantrelaties

Wij verwerken persoonsgegevens om onze diensten te leveren, projecten uit te voeren en relaties met klanten te onderhouden.

Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst, waar van toepassing, of gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van zakelijke relaties.

6.3 Leveranciers, partners en opdrachtnemers

Wij verwerken persoonsgegevens voor het aangaan, uitvoeren en beheren van samenwerkingen en zakelijke afspraken.

Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang of het voldoen aan wettelijke verplichtingen, afhankelijk van de situatie.

6.4 CRM en commerciële relaties

Wij verwerken zakelijke contactgegevens om relaties te onderhouden, commerciële kansen te identificeren en onze zakelijke activiteiten te organiseren.

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang.

6.5 Marketing en nieuwsbrieven

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor het versturen van nieuwsbrieven, promotionele berichten en andere zakelijke communicatie.

Rechtsgrond: Toestemming wanneer wettelijk vereist, of een andere geldige rechtsgrond in combinatie met een toepasselijke wettelijke uitzondering voor marketingcommunicatie.

6.6 Werving en selectie

Wij verwerken persoonsgegevens om sollicitaties te beoordelen, kandidaten te selecteren en arbeids- of opdrachtovereenkomsten voor te bereiden.

Rechtsgrond: Precontractuele maatregelen, gerechtvaardigd belang en, waar passend, toestemming.

6.7 Personeels- en financiële administratie

Wij verwerken persoonsgegevens voor salarisadministratie, belastingverplichtingen, personeelsbeheer en overige wettelijke administratieve verplichtingen.

Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting of, waar passend, gerechtvaardigd belang.

6.8 Websiteanalyse en informatiebeveiliging

Wij verwerken technische en, waar relevant, beperkte persoonsgegevens om onze websites en applicaties te beheren, beveiligen, analyseren en verbeteren.

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang, voor zover de verwerking noodzakelijk en proportioneel is en aan de toepasselijke privacy- en cookiewetgeving voldoet. Voor technologieën waarvoor toestemming vereist is, baseren wij de verwerking op toestemming.

6.9 Juridische verplichtingen en geschillen

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, het behandelen van geschillen, het uitvoeren van audits of het beschermen van onze juridische belangen.

Rechtsgrond: Wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang.

6.10 Interne bedrijfsprocessen en AI

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken met behulp van goedgekeurde digitale hulpmiddelen en AI-toepassingen om onze interne processen te ondersteunen.

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang, uitvoering van een overeenkomst of wettelijke verplichting, afhankelijk van de betreffende activiteit.

Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, beoordelen wij of de verwerking noodzakelijk is en wegen wij onze belangen af tegen de rechten en vrijheden van de betrokken personen.

Onze gerechtvaardigde belangen omvatten onder meer het onderhouden van professionele relaties, het beheren en verbeteren van onze bedrijfsactiviteiten, het beschermen van onze infrastructuur, het effectief leveren van diensten, het voorkomen van misbruik en het beschermen van onze juridische belangen.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

Voor de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens moet daarnaast worden voldaan aan een toepasselijke uitzondering op het verwerkingsverbod van artikel 9 AVG en aan eventuele aanvullende Nederlandse wettelijke vereisten.

7. Zakelijke acquisitie, CRM en marketing

TECHLETES gebruikt een Customer Relationship Management-systeem (CRM) voor het beheren van professionele relaties, zakelijke kansen, offertes, communicatie en commerciële activiteiten.

Wij kunnen zakelijke contactgegevens gebruiken om relevante organisaties te identificeren, contact te onderhouden met zakelijke relaties en relaties met bestaande of potentiële klanten op te bouwen.

Deze verwerkingen kunnen worden gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, voor zover de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de betrokken personen niet zwaarder wegen.

Een gerechtvaardigd belang onder de AVG betekent echter niet automatisch dat ongevraagde marketingcommunicatie is toegestaan.

Wij houden ons aan de toepasselijke Nederlandse regels voor elektronische marketing en telemarketing, waaronder de vereisten rondom voorafgaande toestemming, toegestane uitzonderingen, herkenbaarheid van de afzender en het recht om u af te melden of bezwaar te maken.

Wanneer elektronische marketing is toegestaan, kunnen ontvangers zich kosteloos afmelden of bezwaar maken via de beschikbare afmeldmogelijkheid of door contact op te nemen via privacy@techletes.ai.

Wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing, zullen wij uw gegevens niet langer voor dat doel gebruiken.

Wij kunnen beperkte gegevens bewaren om te waarborgen dat uw afmeldingen en bezwaren ook in de toekomst worden gerespecteerd.

TECHLETES verkoopt geen persoonsgegevens aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

8. Cookies en websiteanalyse

Onze websites gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om essentiële functionaliteiten aan te bieden, de beveiliging te waarborgen en inzicht te krijgen in het gebruik van onze websites.

Wij streven ernaar hierbij zo min mogelijk persoonsgegevens te verwerken en maken waar mogelijk gebruik van privacyvriendelijke, zelfgehoste technologieën.

8.1 Noodzakelijke cookies en lokale opslag

Noodzakelijke cookies en vergelijkbare opslagtechnologieën ondersteunen essentiële functies van onze websites, waaronder beveiliging, technische werking en het onthouden van privacyvoorkeuren.

Voor deze technologieën is geen toestemming vereist wanneer zij voldoen aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden.

8.2 Websiteanalyse met Umami

Voor het analyseren van websitebezoeken gebruiken wij Umami, een privacygericht webanalyseplatform dat wij zelf hosten en beheren.

Met Umami verkrijgen wij inzicht in onder meer:

• Het aantal bezoekers en paginaweergaven;
• Bezochte pagina's en navigatiepatronen;
• Verkeersbronnen en verwijzende websites;
• Algemene technische kenmerken, zoals browser- en apparaattype;
• Globale geografische informatie;
• Interacties en gebeurtenissen op onze websites.

Umami maakt in de standaardconfiguratie geen gebruik van cookies of permanente bezoekersidentificatoren. Het platform is ontworpen om websitegebruik te analyseren zonder bezoekers over langere perioden individueel te volgen.

Afhankelijk van de technische configuratie kunnen beperkte gegevens, zoals technische verbindingsinformatie, tijdelijk worden verwerkt om statistieken samen te stellen.

De analysegegevens worden binnen onze eigen hostingomgeving verwerkt. Wij gebruiken geen externe webanalysediensten zoals Google Analytics en verstrekken de analysegegevens niet aan externe aanbieders voor hun eigen analysedoeleinden.

Wij gebruiken deze informatie uitsluitend om het gebruik, de prestaties en de gebruiksvriendelijkheid van onze websites te analyseren en te verbeteren.

Voor zover de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt, baseren wij privacyvriendelijke, beperkte websiteanalyse op ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze websites, mits aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden is voldaan.

Wanneer specifieke analysetechnologieën op grond van de wet voorafgaande toestemming vereisen, worden deze pas ingezet nadat de betreffende toestemming is verkregen.

8.3 Toestemmingsbeheer met Klaro

Wij gebruiken Klaro, een zelfgehost platform voor het beheren van cookievoorkeuren en toestemmingen.

Via Klaro kunt u bepalen welke optionele cookies en technologieën op onze websites mogen worden gebruikt.

Klaro kan uw toestemmingsvoorkeuren lokaal in uw browser opslaan, bijvoorbeeld via een cookie of de lokale opslagfunctie van uw browser. Zo hoeft u niet bij ieder websitebezoek opnieuw uw voorkeuren door te geven.

Niet-noodzakelijke cookies en trackingtechnologieën waarvoor toestemming vereist is, worden uitsluitend geactiveerd nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.

U kunt uw voorkeuren op ieder moment aanpassen en eerder gegeven toestemming intrekken via de privacy- of cookie-instellingen op onze website.

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

8.4 Overzicht en controle

Welke cookies en vergelijkbare technologieën daadwerkelijk worden gebruikt, is afhankelijk van de functionaliteiten van de betreffende website en uw toestemmingsvoorkeuren.

Waar van toepassing verstrekken wij via de cookie-instellingen aanvullende informatie over het doel en de werking van optionele technologieën.

TECHLETES controleert periodiek haar websites, analysetechnologieën en toestemmingsinstellingen om te beoordelen of deze voldoen aan de toepasselijke privacy- en cookiewetgeving.

9. Kunstmatige intelligentie en geautomatiseerde verwerking

Kunstmatige intelligentie en automatisering vormen een belangrijk onderdeel van de dienstverlening en interne bedrijfsvoering van TECHLETES.

Wij kunnen AI-ondersteunde hulpmiddelen gebruiken voor onder meer softwareontwikkeling, documentanalyse, informatieverzameling, gegevensverwerking, het opstellen van teksten, het samenvatten van vergaderingen en het automatiseren van werkprocessen.

Wanneer hierbij persoonsgegevens worden verwerkt, passen wij de relevante AVG-vereisten en onze interne procedures voor informatiebeveiliging en leveranciersbeoordeling toe.

9.1 Gebruik van klantgegevens

Wanneer TECHLETES persoonsgegevens namens een opdrachtgever verwerkt, worden de toegestane doeleinden en verwerkingsactiviteiten bepaald door de toepasselijke overeenkomsten en gedocumenteerde instructies.

Klantgegevens mogen niet zonder de noodzakelijke contractuele toestemming en geldige rechtsgrond worden gebruikt om algemene AI-modellen te trainen voor zelfstandige doeleinden van TECHLETES.

Wanneer externe AI-modelaanbieders of andere derde partijen worden ingezet, beoordelen wij hun betrokkenheid op basis van de aard van de informatie, toepasselijke verwerkersafspraken, beveiligingsvereisten en eventuele beperkingen die met de opdrachtgever zijn overeengekomen.

9.2 Intern gebruik van AI

TECHLETES kan goedgekeurde AI-hulpmiddelen inzetten ter ondersteuning van interne activiteiten waarvoor wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Persoonsgegevens worden uitsluitend aan dergelijke diensten verstrekt wanneer daarvoor een passend doel en een geldige rechtsgrond bestaan en wanneer toepasselijke contractuele en organisatorische waarborgen zijn getroffen.

Welke externe AI-aanbieder wordt gebruikt, waar gegevens worden verwerkt, welke bewaartermijnen gelden en waarvoor ingevoerde informatie mag worden gebruikt, is afhankelijk van de specifieke dienst en configuratie.

9.3 Geautomatiseerde besluitvorming

TECHLETES maakt binnen haar reguliere wervings-, CRM- en bedrijfsadministratieve processen geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft voor personen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treft.

AI-gegenereerde resultaten kunnen wel worden gebruikt ter ondersteuning van menselijke werkzaamheden en besluitvorming.

Applicaties van opdrachtgevers kunnen andere vormen van AI of geautomatiseerde besluitvorming bevatten. Wanneer de betreffende verwerking onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever valt, is deze verantwoordelijk voor het verstrekken van de toepasselijke informatie.

Wanneer TECHLETES in de toekomst geautomatiseerde besluitvorming toepast die onder artikel 22 AVG valt bij verwerkingen waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, zullen wij de wettelijk vereiste informatie en waarborgen bieden.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit passend en noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd en vooraf bepaald doel, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer een andere geldige rechtsgrond van toepassing is.

Afhankelijk van de verwerkingsactiviteit kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met de volgende categorieën ontvangers.

Cloud- en productiviteitsdiensten

Diensten voor e-mail, samenwerking, documentbeheer, softwareontwikkeling en interne bedrijfsactiviteiten, waaronder Microsoft 365, Notion en GitHub.

Hosting- en infrastructuurleveranciers

Partijen die ondersteuning bieden bij websitehosting, applicaties, databases, back-ups, netwerkinfrastructuur en technische beveiliging.

Websiteanalyse en toestemmingsbeheer

Voor websiteanalyse gebruiken wij het zelfgehoste platform Umami. Voor het beheren van cookievoorkeuren en toestemmingen gebruiken wij het zelfgehoste platform Klaro.

Deze systemen worden binnen onze eigen hostingomgeving beheerd. Wij maken voor deze functionaliteiten geen gebruik van externe aanbieders die de verzamelde gegevens voor hun eigen doeleinden verwerken.

AI- en automatiseringsdiensten

Goedgekeurde AI-modelaanbieders en automatiseringsdiensten, voor zover hun inzet is toegestaan en relevant is voor de betreffende verwerking.

Financiële en administratieve dienstverleners

Waaronder accountants, salarisadministrateurs, betalingsdienstverleners en aanbieders van financiële administratie, zoals Moneybird en Nmbrs.

IT-ondersteuning en beveiliging

Waaronder onze externe IT-beheerder en andere bevoegde specialisten die toegang nodig kunnen hebben voor ondersteuning, onderhoud of beveiliging.

Zakelijke en communicatiediensten

Waaronder CRM-systemen, recruitmentplatforms, professionele netwerkdiensten en aanbieders van e-mailcommunicatie of marketingdiensten.

Professionele adviseurs en overheidsinstanties

Waaronder juridisch adviseurs, auditors, verzekeraars, toezichthouders, belastingautoriteiten en andere instanties wanneer verstrekking noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Wanneer een derde partij namens ons als verwerker optreedt, treffen wij passende contractuele en organisatorische waarborgen zoals vereist op grond van artikel 28 AVG.

Sommige ontvangers treden voor hun eigen, wettelijk bepaalde doeleinden op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval gelden hun eigen wettelijke verplichtingen en privacyverklaringen.

Niet alle categorieën persoonsgegevens worden met iedere ontvanger gedeeld.

De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt op basis van het betreffende doel en de verantwoordelijkheden van de ontvanger.

Waar passend worden subverwerkers die voor specifieke opdrachtgevers worden ingezet afzonderlijk vermeld in de toepasselijke verwerkersdocumentatie of in de informatie over subverwerkers die aan opdrachtgevers beschikbaar wordt gesteld.

11. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

TECHLETES is gevestigd in Nederland en geeft in beginsel de voorkeur aan verwerking van persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Bepaalde leveranciers, clouddiensten, ondersteuningsactiviteiten en digitale hulpmiddelen kunnen echter toegang tot of verwerking van persoonsgegevens buiten de EER met zich meebrengen.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land buiten de EER, beoordelen wij de toepasselijke vereisten uit hoofdstuk V van de AVG.

Waar vereist vindt doorgifte plaats op basis van een passend doorgiftemechanisme, zoals:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• Het EU-VS Data Privacy Framework, wanneer de betreffende ontvanger en verwerking onder een toepasselijk adequaatheidsbesluit vallen;
• Door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC's), waar nodig aangevuld met aanvullende beschermingsmaatregelen;
• Een ander op grond van de AVG toegestaan doorgiftemechanisme.

Wij beoordelen de risico's van internationale gegevensdoorgifte overeenkomstig de toepasselijke wettelijke vereisten.

Wanneer specifieke overeenkomsten met opdrachtgevers verwerking uitsluitend binnen de EER voorschrijven, moet de betreffende verwerking voldoen aan deze contractuele beperkingen, waaronder eventuele vereisten voor hosting, toegang, ondersteuning en subverwerkers.

U kunt meer informatie opvragen over de toepasselijke waarborgen voor internationale doorgifte, waaronder de wijze waarop u een kopie van relevante contractuele waarborgen kunt verkrijgen, via privacy@techletes.ai.

12. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, rekening houdend met toepasselijke wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigde bewaarbehoeften.

Voor verschillende categorieën persoonsgegevens gelden verschillende bewaartermijnen.

12.1 Website- en contactgegevens

Informatie die via contactformulieren of rechtstreekse aanvragen wordt verstrekt, bewaren wij zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is om te reageren, relevante correspondentie te onderhouden en de aanvraag op te volgen.

Wanneer een aanvraag leidt tot een klantrelatie, kunnen relevante gegevens onderdeel worden van onze klant- of contractadministratie.

Technische en analytische gegevens worden bewaard overeenkomstig de doeleinden en bewaartermijninstellingen van de betreffende systemen.

Voor onze zelfgehoste websiteanalyse met Umami gelden de bewaartermijnen die binnen onze eigen configuratie zijn ingesteld.

12.2 CRM en zakelijke contacten

Zakelijke contactgegevens worden bewaard zolang deze relevant zijn voor een actieve of redelijkerwijs te verwachten professionele relatie.

Wij beoordelen deze gegevens periodiek op relevantie en juistheid. Gegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor gerechtvaardigde zakelijke doeleinden worden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een andere rechtsgrond verdere bewaring rechtvaardigt.

Wanneer iemand bezwaar maakt tegen direct marketing, kunnen wij beperkte gegevens bewaren om ervoor te zorgen dat dit bezwaar blijvend wordt gerespecteerd.

12.3 Sollicitaties

Wanneer een sollicitatie niet tot een dienstverband leidt, worden sollicitatiegegevens normaal gesproken uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure verwijderd.

Met specifieke toestemming van de sollicitant kunnen relevante gegevens gedurende maximaal één jaar na afloop van de sollicitatieprocedure worden bewaard voor toekomstige vacatures.

Sollicitanten kunnen deze toestemming op ieder moment intrekken.

12.4 Personeels- en salarisadministratie

Personeels- en salarisgegevens worden bewaard overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Voor relevante financiële en salarisadministratieve gegevens geldt doorgaans een fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Waar wettelijk verplicht, kunnen kopieën van identiteitsdocumenten en relevante loonheffingsgegevens tot vijf jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard.

Voor overige personeelsgegevens gelden bewaartermijnen die zijn afgestemd op het specifieke doel, de toepasselijke arbeidswetgeving en het relevante bewaarbeleid.

12.5 Financiële en contractuele gegevens

Financiële administraties, facturen en andere gegevens die onder de Nederlandse fiscale bewaarplicht vallen, worden doorgaans zeven jaar bewaard.

Overige contractuele correspondentie en documentatie kunnen gedurende een passende periode worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor het nakomen van contractuele verplichtingen, het instellen, onderbouwen of verdedigen van juridische aanspraken of het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

12.6 Beveiligings- en operationele logbestanden

Beveiligings- en operationele logbestanden worden bewaard gedurende een termijn die in verhouding staat tot het doel waarvoor zij worden gebruikt.

Daarbij houden wij rekening met de noodzaak om incidenten te onderzoeken, de integriteit van systemen te waarborgen, misbruik te voorkomen en aan toepasselijke vereisten te voldoen.

Bewaartermijnen worden vastgesteld en periodiek beoordeeld op basis van het betreffende systeem, de risico's en eventuele contractuele afspraken.

Wanneer een onderzoek, geschil of wettelijke verplichting langere bewaring rechtvaardigt, kunnen relevante gegevens gedurende een passende aanvullende periode worden bewaard.

12.7 Klantgegevens die wij namens opdrachtgevers verwerken

Wanneer TECHLETES als verwerker optreedt, worden de bewaartermijnen en verwijdering van gegevens bepaald door de toepasselijke instructies van de opdrachtgever, de overeenkomst en de verwerkersovereenkomst.

Na beëindiging van de betreffende dienstverlening worden persoonsgegevens overeenkomstig deze afspraken geretourneerd of verwijderd, behoudens toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Wanneer back-upsystemen of technische herstelvoorzieningen onmiddellijke verwijdering van alle kopieën onmogelijk maken, blijven de resterende gegevens beschermd en worden deze verwijderd of overschreven volgens het toepasselijke bewaar- en verwijderproces.

13. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

TECHLETES beschikt over een managementsysteem voor informatiebeveiliging (Information Security Management System, ISMS) dat is ingericht volgens ISO/IEC 27001 en de reikwijdte van onze gecertificeerde informatiebeveiligingsactiviteiten.

Wij passen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe die passen bij de aard van de informatie, de verwerkingsactiviteiten en de bijbehorende risico's.

Afhankelijk van het systeem en de omstandigheden omvatten deze maatregelen onder meer:

• Rolgebaseerde toegangsbeveiliging en het principe van minimale toegangsrechten;
• Multifactorauthenticatie en veilige authenticatiemethoden;
• Versleuteling van gegevens tijdens transport en, waar van toepassing, bij opslag;
• Beveiligingslogging, monitoring en detectie van incidenten;
• Beheerst beheer van systemen, software en infrastructuur;
• Veilige softwareontwikkeling en gecontroleerd wijzigingsbeheer;
• Back-up- en herstelvoorzieningen;
• Beoordeling van leveranciers en subverwerkers;
• Geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsbewustzijn van medewerkers;
• Informatieclassificatie, bewaarbeleid en veilige verwijderingsprocedures;
• Periodieke risicobeoordelingen, controles en audits.

Onze beveiligingsmaatregelen worden periodiek geëvalueerd en verbeterd op basis van technologische ontwikkelingen, geïdentificeerde risico's, incidenten en toepasselijke vereisten.

Geen enkel technisch of organisatorisch systeem kan absolute beveiliging garanderen. Ons doel is om passende beveiligingsmaatregelen te handhaven die in verhouding staan tot de risico's van de verwerking.

Meer informatie is beschikbaar in ons openbare informatiebeveiligingsbeleid.

14. Datalekken

TECHLETES hanteert procedures voor het identificeren, beoordelen, registreren en afhandelen van informatiebeveiligingsincidenten en inbreuken in verband met persoonsgegevens (datalekken).

Wanneer TECHLETES als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, beoordelen wij of een datalek moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar vereist, bij de betrokken personen.

Meldingen worden gedaan overeenkomstig de toepasselijke vereisten van de AVG, waaronder de meldtermijn van 72 uur waar deze van toepassing is.

Wanneer TECHLETES als verwerker optreedt, informeren wij de betreffende verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging nadat wij kennis hebben genomen van een datalek, overeenkomstig de AVG en de toepasselijke contractuele afspraken.

Wij werken waar vereist samen met opdrachtgevers en andere betrokken partijen bij het onderzoeken en beperken van incidenten.

15. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Deze rechten zijn onderworpen aan de voorwaarden en beperkingen die in de toepasselijke wetgeving zijn vastgelegd.

Recht op inzage

U kunt opvragen of wij persoonsgegevens van u verwerken en, als dat het geval is, inzage krijgen in deze gegevens.

Recht op rectificatie

U kunt verzoeken om onjuiste persoonsgegevens te corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen.

Recht op gegevenswissing

U kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens wanneer aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden is voldaan.

Recht op beperking van de verwerking

U kunt in de situaties die de AVG voorschrijft verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Waar van toepassing kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of, indien technisch mogelijk, over te laten dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht van bezwaar

U kunt vanwege uw specifieke situatie bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op een gerechtvaardigd belang, waaronder profilering die op die rechtsgrond is gebaseerd.

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, kunt u daar op ieder moment bezwaar tegen maken. Wij zullen de betreffende gegevens dan niet langer voor direct marketing verwerken.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze op ieder moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Rechten bij geautomatiseerde besluitvorming

Waar van toepassing heeft u rechten met betrekking tot besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

15.1 Uw rechten uitoefenen

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen via:

privacy@techletes.ai

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek.

Wanneer de AVG dit toestaat, kan deze termijn vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken met maximaal twee maanden worden verlengd. Indien een verlenging noodzakelijk is, informeren wij u hierover binnen de oorspronkelijke termijn van één maand.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om uw identiteit te verifiëren en onbevoegde verstrekking van persoonsgegevens te voorkomen.

Voor het uitoefenen van uw privacyrechten brengen wij in beginsel geen kosten in rekening, tenzij een toepasselijke uitzondering onder de AVG dit toestaat.

Wanneer TECHLETES persoonsgegevens uitsluitend namens een opdrachtgever verwerkt, kunnen wij uw verzoek doorverwijzen naar de betreffende opdrachtgever of deze ondersteunen bij de afhandeling daarvan.

16. Bent u verplicht persoonsgegevens te verstrekken?

In veel situaties is het verstrekken van persoonsgegevens vrijwillig.

Bepaalde gegevens kunnen echter noodzakelijk zijn om een vraag te beantwoorden, een offerte op te stellen, een overeenkomst aan te gaan of uit te voeren, een account aan te maken of aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wanneer persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor contractuele of wettelijke doeleinden, kan het niet verstrekken ervan betekenen dat wij de betreffende overeenkomst niet kunnen aangaan of uitvoeren, of de gevraagde activiteit niet kunnen verrichten.

Toestemming voor optionele websiteanalyse of marketingactiviteiten is geen voorwaarde voor het gebruik van de essentiële functionaliteiten van onze bedrijfswebsite.

17. Kinderen en gevoelige persoonsgegevens

Onze bedrijfswebsite en algemene zakelijke dienstverlening zijn voornamelijk gericht op professionele en zakelijke gebruikers en niet specifiek op kinderen.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen voor zelfstandige marketingdoeleinden.

Bepaalde applicaties die wij voor opdrachtgevers ontwikkelen of beheren, kunnen persoonsgegevens van kinderen of andere kwetsbare personen verwerken wanneer dit binnen de toegestane verwerkingsactiviteiten van de opdrachtgever valt en voldoet aan de toepasselijke contractuele en wettelijke vereisten.

Wij erkennen daarnaast dat sommige diensten of personeelsgerelateerde processen betrekking kunnen hebben op bijzondere categorieën persoonsgegevens of andere gevoelige informatie.

Dergelijke gegevens worden uitsluitend verwerkt wanneer dit wettelijk is toegestaan, noodzakelijk is voor het betreffende doel en passende waarborgen zijn getroffen.

Wanneer in projecten van opdrachtgevers bijzondere categorieën persoonsgegevens of strafrechtelijke persoonsgegevens worden verwerkt, kunnen aanvullende contractuele, wettelijke en beveiligingsvereisten gelden.

18. Websites en diensten van derden

Onze websites en communicatie kunnen links bevatten naar externe websites, platforms of applicaties.

Deze diensten kunnen worden aangeboden door onafhankelijke organisaties met eigen privacyverklaringen en werkwijzen voor de verwerking van persoonsgegevens.

TECHLETES is niet verantwoordelijk voor zelfstandige verwerkingsactiviteiten van derden die buiten onze invloedssfeer plaatsvinden.

Wij raden u aan de privacyverklaring van externe diensten te raadplegen voordat u daar persoonsgegevens verstrekt.

19. Klachten en toezichthouder

Wanneer u vragen of zorgen heeft over de wijze waarop TECHLETES persoonsgegevens verwerkt, verzoeken wij u contact op te nemen met onze Privacy Officer. Wij zullen uw melding onderzoeken en hierop reageren.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit.

In Nederland is dit:

Autoriteit Persoonsgegevens

Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Daarnaast kunt u, waar van toepassing, gebruikmaken van uw recht om een rechtsmiddel in te stellen op grond van de geldende privacywetgeving.

20. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze activiteiten, systemen, diensten, wettelijke verplichtingen of werkwijzen voor gegevensbescherming veranderen.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op onze website, met vermelding van de datum waarop deze voor het laatst is bijgewerkt.

Wanneer dit wettelijk vereist is, zullen wij aanvullende informatie verstrekken of toestemming vragen voordat wij wezenlijk andere verwerkingsactiviteiten introduceren.

Wijzigingen in deze privacyverklaring vormen niet met terugwerkende kracht een rechtsgrond voor verwerkingen waarvoor eerder geen geldige rechtsgrond bestond.

21. Contact

Heeft u vragen, klachten of verzoeken over privacy, persoonsgegevens of deze privacyverklaring? Neem dan contact met ons op.

TECHLETES B.V. — Privacy Officer

Polarisavenue 175
2132 JJ Hoofddorp
Nederland

E-mail: privacy@techletes.ai
Website: https://www.techletes.ai

Wij streven ernaar privacygerelateerde vragen en verzoeken zorgvuldig, transparant en in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten te behandelen.