AI Crisiscommunicatie Buddy
Het Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing Haaglanden (BGCH) ondersteunt de Gemeente Den Haag en de gemeenten binnen de regio Haaglanden bij de coördinatie van crisiscommunicatie tijdens incidenten. Wanneer zich een grootschalig incident voordoet, komt het crisiscommunicatieteam in actie. Binnen dit team werken verschillende disciplines samen om snel een betrouwbaar beeld te vormen, de juiste communicatiestrategie te bepalen en inwoners, media en partners tijdig te informeren.
Bij crisiscommunicatie telt elke minuut. Tegelijkertijd moet communicatie zorgvuldig, feitelijk juist en goed afgestemd zijn. De Crisiscommunicatie Buddy ondersteunt crisisteams hierbij met een veilige AI-oplossing die informatie sneller bij elkaar brengt, analyses structureert en helpt bij het opstellen van communicatieteksten en kernboodschappen.
De uitdaging
Het bestaande proces binnen crisiscommunicatie was grotendeels handmatig en tijdrovend. Een omgevingsanalist verzamelde nieuwsartikelen, socialmediaberichten en andere relevante signalen om een beeld te vormen van wat er in de buitenwereld speelde. Het verzamelen, analyseren en samenvatten van deze informatie kostte gemiddeld 40 minuten per omgevingsbeeld.
Op basis van dit beeld en aanvullende informatie, zoals regionale planvorming en bestaande werkwijzen, werd vervolgens een analyse opgesteld om doelgroepen, communicatiebehoeften en de juiste communicatiestrategie te bepalen. Dit duurde gemiddeld nog eens 20 minuten. Daarna werden de eerste communicatieteksten opgesteld en afgestemd, wat opnieuw ongeveer 15 minuten kostte.
Omdat verschillende teamleden vaak op verschillende locaties werken, moest informatie bovendien handmatig worden gedeeld. Daardoor ontstond extra vertraging en was het lastiger om met één actueel beeld te werken. Juist in de eerste fase van een incident zijn snelheid, overzicht en consistentie essentieel.
De oplossing
Techletes ontwikkelde samen met BGCH de Crisiscommunicatie Buddy: een centrale applicatie die de belangrijkste onderdelen van het crisiscommunicatieproces samenbrengt en ondersteunt met AI-technologie.
De applicatie helpt crisisteams bij het maken van omgevingsanalyses, het structureren van informatie, het voorbereiden van communicatieaanpakken en het opstellen van communicatieteksten. De AI ondersteunt het team, maar neemt geen besluiten over. De crisiscommunicatieprofessional blijft altijd in controle en beoordeelt, verrijkt en publiceert de uiteindelijke communicatie.
Belangrijkste functies
- Automatische omgevingsanalyse
De Crisiscommunicatie Buddy ondersteunt bij het verzamelen, filteren en samenvatten van relevante informatie uit nieuwsbronnen, socialmediaberichten en andere beschikbare input. Hierdoor ontstaat sneller een actueel en gestructureerd beeld van wat er speelt. - Snellere analyse en besluitvorming
Op basis van het omgevingsbeeld en beschikbare crisiscommunicatieformats genereert de tool een eerste voorstel voor de communicatieaanpak. Dit helpt het team om sneller te bepalen welke doelgroepen geraakt zijn, welke informatiebehoefte er is en welke communicatielijn passend is. - Ondersteuning bij communicatieteksten
De applicatie helpt bij het opstellen van conceptteksten, kernboodschappen en publieksgerichte communicatie. Deze teksten sluiten aan op de gekozen communicatiestrategie en kunnen door het team worden gecontroleerd, aangepast en afgestemd voordat ze worden gebruikt. - Centrale samenwerking
Alle betrokkenen werken in één beveiligde omgeving. Daardoor is informatie direct beschikbaar voor het hele team en is handmatig doorsturen van rapportages of losse documenten niet meer nodig. - Menselijke controle en brongebruik
De AI-output is bedoeld als ondersteuning. Gebruikers houden volledige controle over de inhoud en kunnen gegenereerde analyses en teksten beoordelen, aanpassen en aanvullen. Waar mogelijk wordt informatie herleidbaar gemaakt naar de onderliggende bronnen, zodat gebruikers kunnen controleren waarop de output is gebaseerd.
Veiligheid en privacy
Omdat crisiscommunicatie vertrouwelijke informatie kan bevatten, is veiligheid vanaf het begin meegenomen in het ontwerp van de Crisiscommunicatie Buddy.
De applicatie wordt gehost binnen de Europese Unie en is ingericht met aandacht voor privacy, informatiebeveiliging en controleerbaarheid. Toegang verloopt via beveiligde authenticatie en autorisaties, zodat alleen geautoriseerde gebruikers bij de juiste onderdelen van de applicatie kunnen. Daarnaast worden maatregelen genomen om persoonsgegevens en herleidbare gegevens zorgvuldig te verwerken. AI-output wordt zo ingericht dat onnodige persoonsgegevens niet worden weergegeven. Logging en monitoring maken het mogelijk om gebruik achteraf te controleren en te evalueren.
De oplossing is ontwikkeld met de eisen van publieke organisaties in gedachten, waaronder AVG, BIO, EU-hostingvereisten en veilige verwerking van informatie binnen crisisprocessen.
Resultaten
- Kortere doorlooptijd
De totale doorlooptijd van het crisiscommunicatieproces is teruggebracht van circa 90 minuten naar ongeveer 40 minuten. Hierdoor kan het team sneller tot een eerste beeld, communicatielijn en conceptcommunicatie komen. - Meer overzicht onder tijdsdruk
De applicatie brengt informatie samen in één centrale omgeving. Dit helpt crisisteams om sneller overzicht te krijgen en voorkomt dat belangrijke signalen verspreid blijven over losse documenten, berichten of systemen. - Consistentere communicatie
Doordat analyses en teksten worden opgebouwd vanuit vaste formats en beschikbare informatie, ontstaat meer consistentie in de manier waarop het team werkt en communiceert. - Betere samenwerking
Teamleden werken met dezelfde actuele informatie. Dit maakt afstemming eenvoudiger en vermindert de afhankelijkheid van handmatig doorsturen of losse versies van rapportages. - Veilige inzet van AI
De Crisiscommunicatie Buddy maakt het mogelijk om AI gecontroleerd en veilig in te zetten binnen een gevoelig overheidsproces. De technologie ondersteunt het team, terwijl menselijke beoordeling en bestuurlijke zorgvuldigheid behouden blijven
Toekomstvisie
De Crisiscommunicatie Buddy is ontwikkeld voor Veiligheidsregio Haaglanden, maar de behoefte is breder. Ook andere veiligheidsregio’s, gemeenten en crisisorganisaties werken onder hoge tijdsdruk en met vergelijkbare processen.
Daarom is de applicatie modulair en schaalbaar opgezet. Functionaliteiten kunnen stapsgewijs worden uitgebreid en aangepast aan de werkwijze van andere organisaties. Denk aan verdere integraties met kennisbanken, planvorming, contactlijsten, samenwerkingsplatformen en bestaande crisismanagementsystemen. Zo kan de Crisiscommunicatie Buddy uitgroeien tot een veilige en praktische AI-oplossing voor crisiscommunicatie in heel Nederland.